Produktivität

Produktivität als Schlüssel zum Erfolg

FOTO: Tumisu – pixabay

Produktivität wird allgemein positiv wahrgenommen, denn wir streben immer nach höherer Produktivität, ob privat oder beruflich. Produktivität ist wichtig. Ohne Produktivität gibt es kein Vorankommen.

Produktivität beim Menschen ist nicht die absolut mögliche Zeitspanne einer Tätigkeit, sondern das, was dabei hinten herauskommt. Wir alle haben verschiedene Ziele im Leben, welche wir uns alle selbst gesteckt haben.

Zuallererst muss uns bewusst werden, auf welche Ziele wir hinarbeiten und unsere Handlungen dahingehend aufeinander abpassen. Dort musst du beachten, deine Zeit und das verfügbare Geld so geschickt und günstig wie möglich einzusetzen, um möglichst erfolgreich zu sein.

Du darfst deinem Erfolg nicht selbst im Weg stehen. Hast du alle deine Ziele, die dich auf die Erfolgsspur bringen sollen, klar für dich definiert? Sind diese Ziele auch realistisch oder nur Träumerei? Weißt du auch, auf welchem Weg und mit welchen Mitteln du diesen Erfolg schaffen willst? Gerade Ziele für den gewünschten Erfolg müssen klar festgelegt werden, um auch produktiv arbeiten zu können.

Produktiv arbeiten bezeichnet das Verhältnis von Aufwand zu Ertrag, die je nach Job und Tätigkeitsfeld variieren. Bei Arbeitnehmern entspricht der Input meist der Arbeitszeit oder Aufwand. Um die Produktivität zu steigern, kann den Output bei gleichem Input erhöhen oder den Input reduzieren, ohne den Output zu vergeringern.

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Outsourcing

Die Bezeichnung Outsourcing setzt sich aus den englischen Begriffen “outside”, “resource” sowie “using” zusammen. Denn beim Outsourcing übernehmen externe Dienstleister bestimmte Aufgaben oder firmeninterne Abläufe. Dabei wird eine bestimmte Expertise benötigt, die innerhalb des eigenen Unternehmens nicht vorhanden oder zu teuer ist. Man erbringt also die Leistung nicht selber, sondern lässt sich diese von einem externen Dienstleister liefern.

Aber warum sollte man Outsourcing nutzen? Wer sich für Outsourcing entscheidet, kann von einer höheren Produktivität profitieren. Weitere Vorteile wären eine Kostenreduzierung, denn vereinzelte Aufträge sind oftmals günstiger als ein Festangestellter oder eine komplette interne Abteilung. Durch Outsourcing kann ein Unternehmen Zeit sparen. Es müssen keine Mitarbeiter eingestellt werden, beziehungsweise sind auch keine Schulungen/ Weiterbildungen für ein bestimmtes Wissen nötig. Das Unternehmen trägt bei Auslagerung und einzelnen Aufträgen ein geringeres Risiko und neue Abläufe lassen sich so testen.

Findet man einen Experten, den man manche Aufgaben abgeben kann, kommt es zu einer Qualitätsverbesserung, dann externe Experten und neue Strategien können die Qualität der eigenen Firma verbessern. Durch Outsourcing bleibt mehr Zeit für die Kernkompetenzen, an denen man produktiver arbeiten kann und die das Unternehmen dann besser positionieren.

Im Vorfeld ist es mit viel Arbeit verbunden. Schließlich muss man erstmal einen geeigneten Dienstleister finden, mit ihm die Verträge aushandeln und am Ende muss man trotzdem die Qualität der Arbeit prüfen. Trotzdem lohnt es sich in vielen Bereichen, die Arbeit an andere Firmen abzugeben. Oft steht der Aufwand, den man betreiben müsste, um sich die Fähigkeiten der Aufgaben anzueignen oder die benötigten Gerätschaften dafür zu besorgen, in keinem Verhältnis zum Aufwand, einen externen Dienstleister mit an Bord zu holen. Und auch, wenn sich viele Unternehmen dazu entscheiden, alle Aufgaben selbst zu übernehmen, ist es nicht selten der Fall, dass die Qualität darunter leidet. Häufig kommt es also dazu, dass es günstiger und qualitativ besser ist, sich Unterstützung von außerhalb zu holen.

Besonders für Startups kann Outsourcing sehr wertvoll sein. Man gibt Aufgaben ab, in denen man keine Expertise hat, spart sich damit Kosten und Zeit. Natürlich können auch Fehler auf einen zukommen, sodass nicht immer unbedingt alles nach Plan läuft.

Diese Fehler solltest du versuchen direkt zu vermeiden:
Den falschen Anbieter – Möchte man eine Aufgabe Outsourcen, hat man oft eine Auswahl an vielen verschiedenen Anbietern. Sei daher sehr gründlich in der Auswahl und vergleiche viele Angebote verschiedener Anbieter, um das beste für dich zu finden. Wer dann einmal auf den Geschmack gekommen ist, ungemütliche Aufgaben abzugeben, wird oft dazu verleitet, es wieder zutun.
Wirf hier noch einmal einen Blick auf die Vor- und Nachteile und wäge den Kosten und Nutzen des Outsourcings genau ab. Hast du manche deiner Aufgaben ausgelagert, sollte man sowohl intern als auch extern darauf achten, dass alle Aufgaben klar verteilt sind. Du solltest mit deinen Mitarbeitern als auch mit den Dienstleistern genau Absprache halten. Es muss jedem klar sein, was genau in seinem Aufgabenbereich fällt und was eben nicht.

GTD Methode

Die Getting-Things-Done-Methode, kurz GTD, ist ein Zeitmanagement- und Produktivitäts-System. Diese Methode hilft dir, deine Aufgaben effizienter und stressfreier zu erledigen. Das Grundprinzip der GTD-Methode ist die schriftliche Organisation und Erfassung deiner Aufgaben, die du zu erledigen hast. Durch das Niederschreiben dieser, bist du auf der sicheren Seite nichts mehr zu vergessen und macht dir den Kopf für andere Dinge frei. Das schriftliche Fixieren deiner ToDos führt dazu, dass alles rechtzeitig erledigt wird und nichts in Vergessenheit gerät.

Du hast den Kopf frei und grübelst nicht über Dinge, die in deinem Hinterkopf schwirren. Hast du eine große Aufgabe/ ein großes Projekt vor dir, hilft es diese in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, und konkrete Abgabetermine festsetzt. Wichtig ist eine regelmäßige Kontrolle, damit du alle Aufgaben und Projekte im Blick behältst, Probleme erkennst und Verbesserungen vornehmen kannst. Die Getting-Things-Done Methode kann in fünf Schritte eingeteilt werden:

Sammeln
Verarbeiten
Organisieren
Durchsehen
Erledigen

Schritt 1 – Sammeln: Alle Aufgaben und zukünftige Termine werden gesammelt. Hierfür stehen dir sogenannte Ordnungssysteme, wie Eingangskörbe zur Verfügung. Diese sind digital, aber auch analog abrufbar. Beim Allerersten Mal ist der erste Schritt sicherlich sehr aufwändig und kann auch eine längere Zeit beanspruchen. Hast du deine Eingangskörbe allerdings einmal sortiert, wirst du diesen meist in wenigen Minuten abhaken.

Schritt 2 – Verarbeiten: Gehe deinen zuvor erstellten Eingangskorb durch und sichte alle deine ToDos. Hier solltest du eine Einteilung vornehmen, ob du beispielsweise die Aufgabe selber übernehmen kannst oder nicht und in wie vielen Schritten du diese bearbeitest.

Schritt 3 – Organisieren: Alle ToDos, die du dir zugeordnet hast, sollten weiter bearbeitet werden. Trage deine Termine in den Kalender ein, lege Projekte auf eine Projektliste und erstelle eine Nächste Schritte Liste.

Schritt 4 – Durchsehen: Nachdem du dir eine gute Übersicht über all deine Aufgaben erarbeitet hast, ist es wichtig diese Übersicht regelmäßig zu überarbeiten und zu sichten. Deine Ordnung sollte zu jedem Zeitpunkt aktuell und nicht veraltet sein. So kannst du auch deine nächsten ToDos und Tage besser planen.

Schritt 5 – Erledigen: Um deine Priorisierung festzulegen und zu entscheiden, was du als nächstes erledigen möchtest, ist es wichtig folgende Kriterien zu berücksichtigen: Kontext, verfügbare Zeit, verfügbare Energie und Priorität. Sind diese vier Kriterien geklärt, ergibt es sich von alleine, welche Aufgabe du als nächstes von deiner Liste streichst.
Die Getting-Things-Done-Methode stellt anhand dieser Schritte sicher, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und bietet ein gründliches Organisationssystem für alle deine anstehenden Projekte.

Die Zwei Minuten Regel

Um produktiver arbeiten zu können ist Selbstmanagement ein wichtiger Aspekt, der dabei beachtet werden sollte. Hinausgehend aus der Getting-Things-Done-Methode hat David Allen die Sofort Methode “die zwei Minuten Regel” eingeführt. Sie gehört zu den Werkzeugen des Zeitmanagements und dient dazu, kleine aber wichtige Aufgaben nicht ständig aufzuschieben. Diese Regel ist aufgrund ihrer Einfachheit und die sofortige Umsetzbarkeit sehr beliebt.

Alles was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Es wird auch sofort erledigt, wenn die Aufgabe nicht die höchste Priorität hat. So hat man sie ganz einfach aus den Füßen und sie direkt abgehakt. Erkennst du bei einer Aufgabe nicht, dass sie irgendwie wichtig werden könnte und keine zwei Minuten wert ist, dann streich sie lieber direkt von deiner Liste. Höchstwahrscheinlich wird sie in Zukunft auch nicht wichtiger werden, eher im Gegenteil, sie wird in deinem Kopf herumschwirren und dir keinen freien Kopf erlauben. Solche Aufgaben, die einzeln keinen großen Wert haben, werden in der Menge zu einer großes Belastung, sodass die Arbeitsmoral, die Effektivität und Produktivität leiden wird.

Durch die kleinen aufgeschobenen Aufgaben kann es dazu kommen, dass du den Fokus verlierst und das ist nicht Sinn und Zweck der Zwei Minuten Regel. Streich diesen Typ von Aufgaben also direkt aus deiner Liste. Mangelnde Selbstdisziplin oder ein fehlender Überblick können dazu führen, dass wichtige Aufgaben aufgeschoben oder falsche Prioritäten gesetzt werden.

Eine gute Selbstorganisation ist besonders wichtig und trägt zu einem stressfreien Arbeitsalltag bei. Würde man zuerst all die kleinen Aufgaben mit auf die ToDo Liste setzen, wird dies wahrscheinlich länger dauern, als sie einfach direkt zu erledigen. Dadurch würde im schlechtesten Fall noch die Liste der unerledigten Aufgaben länger werden, ohne dass man seinem Ziel ein Stück näher kommt. Das bringt nur unnötigerweise ein schlechtes Gewissen hervor und man selber kann sich nicht mehr gut motivieren.

Natürlich sind nicht alle Aufgaben für die Zwei Minuten Regel geeignet. Alles, was relativ dringend ist, aber klein genug, um es innerhalb der 2 Minuten erledigen zu können, eignet sich für diese Methode gut. Hierbei sollte man die 2 Minuten allerdings auch nicht zu streng nehmen, wenn eine Aufgabe auch mal 3 oder 4 Minuten andauert, ist das nicht schlimm. Hauptsache man hat es schnell erledigt und aus dem Kopf.

Noch einmal kurz gesagt: Alle Aufgaben, die zwei Minuten oder weniger brauchen, sofort erledigen und nicht aufschieben. Bevor du diese Aufgaben auf deiner ToDo Liste schriftlich festlegst ist sie im besten Fall schon erledigt.

Ivy Lee Methode

Als Produktivitäts-Expert hat Ivy Lee eine Methode erarbeitet, um mehr Wichtiges zu schaffen, anstatt Zeit zu vertrödeln. Auch diese Methode ist relativ simpel und genau aus diesem Grund so beliebt.

Die Ivy Lee Methode kann man in fünf Grundschritte einteilen. Zuerst sollte man am Ende eines Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Werktag auf eine Liste nieder. Wenn du die Aufgaben aufgeschrieben hast, solltest du sie im nächsten Schritt nach ihrer Wichtigkeit priorisieren. So hast du für den nächsten Tag schon einmal eine klare Übersicht, was alles ansteht. Arbeite am nächsten Tag so lange an der ersten Aufgabe, bis du sie abgeschlossen hast. Konzentriere dich nur auf diese eine Aufgabe und lasse die anderen Aufgaben erst einmal außer acht.

Sobald du dann mit der ToDo durch bist, kannst du mit dem nächsten Punkt auf deiner Liste starten. Führe diesen Ablauf bis zum Ende des Tages fort. Was dann noch nicht erledigt werden konnte, hat für den nächsten Tag die oberste Priorität. Alle weiteren, neu dazu gekommenen Aufgaben schließen an die Aufgaben an und vervollständigen die Liste für den nächsten Werktag.

Die Ivy Lee Methode drängt dich dazu, Entscheidungen zu treffen. Du machst dir Gedanken darüber, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und welche du gegebenenfalls abgeben kannst. Es wird dir so leichter fallen, dich auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren. Dadurch, dass du deine Liste jeweils am Vortag nieder schreibst, fällt es leichter in den Tag zu starten. Du weißt zu Beginn sofort, was ansteht und mit welcher Aufgabe du startest. Du wirst dich auf diese eine Aufgabe konzentrieren und kannst durch Single Tasking effektiver deine Erledigungen abarbeiten. Denn Sobald du dich auf eine einzige Aufgabe konzentrierst, kannst du diese schneller und besser abarbeiten. Läuft es einmal gut und du streichst nach und nach deine ToDos von der Liste, wirkt es viel motivierender und gibt dir wieder neue Energie für die weiteren Aufgaben.

Sollten manche Aufgaben immer wieder auf der Liste landen und sie werden dennoch nicht erledigt, dann solltest du dich noch einmal fragen, ob diese Aufgabe wirklich wichtig ist oder kannst du sie an einen Kollegen delegieren? Wenn sie wichtig ist und von dir erledigt werden sollte, dann setz sie auf Platz eins und erledige sie am nächsten Tag direkt als erstes. So kannst du auch die aufgeschobenen Tasks endlich abhaken. Wichtig ist bei der Umsetzung, dass du die Methode natürlich an deine Bedürfnisse anpasst. Beispielsweise kannst du Morgens ungestört arbeiten, die wichtigen Aufgaben erledigen und dir am Nachmittag Zeit für die kleineren Dinge nehmen.

Probieren geht über studieren, nach den ersten Versuchen wirst du merken, was für dich am besten passt.